Hóa đơn GTGT là một chứng từ quan trọng của doanh nghiệp để
chứng mình với các cơ quan thuế rằng doanh nghiệp đủ điều kiện khấu trừ thuế về
mặt thuế GTGT/ tính vào chi phí được trừ về mặt thuế thu nhập doanh nghiệp
(TNDN).
Xin lưu ý: Hóa đơn GTGT chỉ là một trong những điều kiện để
khấu trừ/ tính vào chi phí được trừ. Ngoài ra, cần phải có chứng từ thanh toán
(tiền mặt/ không tiền mặt), hợp đồng, và những hồ sơ, tài liệu khác (nếu có).
I - Đối
với hóa đơn đầu vào
1. Các quy định về hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ.
Về quy định hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu trở lên
phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán (phải là tài khoản ngân hàng của nhà
cung cấp đã được đăng ký với cơ quan thuế theo mẫu 08 - Thông tư 156) mới được
khấu trừ thuế GTGT. Cần lưu ý:
+ Hóa đơn thanh toán làm nhiều lần:
Trường hợp thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần
đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở
cho việc mua bán. Còn trường hợp nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn
vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại
cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu có khoản tiền mặt được thanh toán thì khoản
này sẽ không được khấu trừ thuế GTGT trong hóa đơn mua vào.
+ Hóa đơn mua cùng trong một ngày:
Nếu trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị
nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn GTGT giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở
thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế GTGT. Do vậy cần phải để ý khi nhận hóa
đơn của một đơn vị trong một ngày xem số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng
hay không.
+ Chuyển tiền qua ngân hàng:
Việc chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn từ
20 triệu trở lên có nghĩa là phải chuyển từ tài khoản Ngân hàng mang tên công
ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp đã được đăng ký với cơ
quan thuế theo mẫu 08 - Thông tư 156, do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản không
mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người
bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế GTGT. Cơ quan thuế quy định gần
đây với thuật ngữ: thanh toán không bằng tiền mặt (non-cash payment). Trong một
số trường hợp, thanh toán bằng séc cho cá nhân là chủ doanh nghiệp tư nhân thì
vẫn được chấp nhận, với điều kiện phải chứng minh người thụ hưởng là chủ doanh
nghiệp (đồi chiếu với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh).
Vế chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, Nghị định 128 đã quy
định phải thoanh toán qua ngân hàng đối với chi phí trên 20 triệu động mới được
xem là chi phí được trừ. Chưa có quy định bắt buộc phải thanh toán vào tài khoản
của nhà cung cấp đã thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 08.
+ Thời điểm thanh toán:
Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo
hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế GTGT khấu trừ
bình thường, nhưng nếu đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn
chưa thanh toán thì phần thuế GTGT này bị loại ra và không được khấu trừ.
+ Phương thức thanh toán bù trừ:
Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá
trị hàng hóa (dịch vụ) mua vào với giá trị hàng hóa (dịch vụ) bán ra cũng được
coi là thanh toán qua Ngân hàng; trường hợp sau khi bù trừ công nợ mà phần giá
trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì
chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua Ngân hàng.
Tuy nhiên, cần phải có biên bản cấn trừ công nợ giữa 2 bên.
2 . Các hóa đơn bị mất thì phải làm thế nào?
Nếu hóa đơn GTGT bị mất thì phải photo lại liên 1 và xin xác
nhận sao y bản chính của công ty đang còn giữ liên hóa đơn kia, lập biên bản mất
hóa đơn giữa 2 bên và sau đó bên làm mất sẽ thông báo mất hóa đơn gửi đến cơ quan
thuế trong thời gian sớm nhất. Quy định không ghi rõ việc thông báo mất hóa đơn
đến cơ quan thuế phải trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định kiểm tra/
thanh tra tại doanh nghiệp.
Nếu hóa đơn giao cho khách hàng bị mất, hỏng mà người bán làm
mất hóa đơn có báo mất với cơ quan Thuế trong 5 ngày làm việc thì sẽ không bị xử
phạt còn nếu không báo hoặc báo quá thời hạn 5 ngày thì sẽ bị phạt từ 5 triệu đồng
đến 25 triệu đồng. Tuy nhiên, đối với các hóa đơn phát hành sau thời điểm ngày
9/1/2013 (ngày hiệu lực của Nghị định 109) thì các hóa đơn liên 2 nếu bị hỏng,
mất thì dù bên bán có báo vẫn bị phạt vi phạm hành chính từ 10- 20 triệu đồng
chỉ trừ trường hợp hóa đơn bị mất do thiên tai, hỏa hoạn. Sau khi nộp phạt vi phạm hành chính thì phần thuế GTGT vẫn được khấu trừ.
3. Hóa đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán.
Hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không
đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì GTGT của hóa đơn của
năm đó sẽ không được khấu trừ.
4. Chú ý khấu trừ đối với tài sản cố định.
Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống, kể
cả ô tô đi thuê tài chính từ các công ty cho thuê tài chính (nhưng trừ ô tô sử
dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách
sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần
trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành
nghề là vận tải (không phải cho thuê xe) thì lại được khấu trừ.
5. Các hóa đơn thuê văn phòng.
Một số doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ của các cá
nhân không phát hành hóa đơn GTGT, do vậy phải lên cơ quan thuế mua HĐ bán hàng
thông thường (không có cột thuế suất, thuế GTGT) để phát hành hóa đơn cho DN và
nộp các loại thuế bao gồm thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân (nếu có). Hóa đơn
bán hàng thông thường không được tính ra tiền thuế GTGT để kê khai khấu trừ.
6. Hóa đơn đối với dự án.
Thuế GTGT của một số dự án trong DN nếu đến thời điểm quyết
toán đã bị hủy bỏ thì sẽ không được khấu trừ số thuế GTGT đó. Cho nên, cần phải
chuyển các chi phí đó sang các dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để tránh
bị loại khoản thuế này.
II- Đối với hóa đơn đầu
ra:
1- Viết nội dung trên hóa đơn.
Cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang
ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao. Ví dụ như ở một
doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế GTGT
cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải
thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế
suất sẽ lại là 10%.
Viết hóa đơn GTGT cho hàng bán xuất khẩu phải ghi giá nguyên
tệ và diển giải bằng tiếng Việt.
2- Các sản phẩm sử dụng nội bộ phải xuất hóa đơn.
Trong trường hợp doanh nghiệp trả lương cho người lao động bằng
sản phẩm hàng hóa thành phẩm của mình, xuất hàng biếu tặng, làm từ thiện…. đều
phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế GTGT. Đăc biệt cần thống kê khoản này và
xuất hóa đơn bổ sung nếu chưa xuất tránh bị phát hiện lúc quyết toán sẽ bị phạt
và cộng (+) lãi phạt.
3- Kiểm tra hóa đơn đã được xuất đầy đủ chưa?
Phải rà soát lại toàn bộ hóa đơn xuất ra mỗi tháng, để chắc
chắn không bỏ sót hóa đơn nào, nếu bỏ sót thì ngay lập tức phải lập hóa đơn bổ
sung và kê khai nộp thuế.
